优品体验 | 告别繁琐！“下单助理”让采购工作更高效

在现代企业管理中，采购作为连接企业与市场的纽带，其重要性不言而喻。特别是在大型制造企业和集团企业中，常规物资的采购不仅量大面广，而且往往涉及复杂的流程和多方协作。对于负责此项工作的采购人员来说，如何在保证采购效率的同时，又能确保成本控制和服务质量，始终是一大挑战。

为了应对这一挑战，用友BIP采购云推出了数智员工——“下单助理”，这是一款专门为常规物资采购设计的智能化工具，通过自动化和智能化手段简化采购流程，实现工作效率的提升。

在一个忙碌的上午，小钱像往常一样打开了电脑，准备开始一天的工作。作为某大型制造企业的采购专员，她的主要职责之一就是收集各部门的物料需求，并在公司的采购系统中提交采购申请。不过，与过去不同的是，现在她有了一个新的帮手——“下单助理”。

在过去，每当小钱收到各个部门提交的常规物资需求时，她都需要仔细检查这些需求是否与公司已签订的长期协议相匹配。这不仅是一个耗时的过程，而且还经常需要手动输入数据，确保供应商的最低供货量、单价等信息符合公司的要求。这种重复性的劳动不仅增加了工作量，还容易导致错误的发生。

随着“下单助理”的上线，这一切都得到了改变。

智能匹配，解放双手

当小钱将最新的需求录入系统后，“下单助理”立即开始自动工作。“下单助理”支持两种不同场景下的下单处理方法，一种是货源下单，主要是针对项目需求量大的物资，可根据供应商配额、最小起订量、最小包装量等规则自动下单；另一种是协议直采，比如已经签订长期框架协议的原料类、物料类物资。

在采购任务发起订单时，“下单助理”先过滤出符合采购规则的物料范围，根据企业所属业务处理方式，选择“协议直采”还是“货源下单”，再按照预设的匹配规则，来处理这些需求，自动识别哪些可以与现有的协议相匹配。

自动下单，省时省力

一旦系统识别出可以匹配的需求，“下单助理”会根据预先设定的规则（如配额、最低订购量等），自动选择最合适的供应商，并自动生成采购订单。这样一来，小钱无需再手动筛选和匹配需求，大大减轻了她的工作负担。此外，系统还会自动处理订单的后续流程，确保订单的准确性和及时性。

规则预置，精准匹配

为了确保匹配的准确性，“下单助理”允许用户预置采购需求与协议的匹配规则。例如，可以选定某类物资或某种交易类型下的需求，匹配唯一协议自动下单，或依照配额、最大订货量、最小拆分量等自动确定供应商及对应的下单数量，自动下单。这样一来，不仅提高了订单生成的速度，还避免了因人为因素导致的错误。

便捷启用，自动运行

采购人员在配置启用数智员工“下单助理”时，只需完成基本信息配置、功能分配及报告设置，它即可获得全面授权，并被指定服务于“采购服务”领域，享有与实际业务人员相同的权限，确保全面参与业务流程。随后，根据需求配置自动化流程并按规则分配任务。“下单助理”接收到任务后，将按设定的功能和周期自动执行，并可随时查看其执行时间、结果及日志，确保采购人员能详细掌握“下单助理”的工作状态和效果，保证下单任务有效完成。

“下单助理”的引入显著提升了采购流程的自动化水平，减少了人为错误，实现了采购订单生成和发送的标准化与高效化。此外，详细的执行记录和分析报告为采购管理人员提供了数据支持，帮助企业发现流程优化点，及时调整策略，实现资源的最佳利用。