相信很多中小企业会计都遇到过这种情况：业务发生了，发票也开了，凭证也做了，感觉流程走完了，心里也踏实了。但税局的最新明确表态，无疑给所有会计，尤其是中小企业会计敲响了警钟：
“仅凭发票和记账凭证本身，无法充分证明经济业务的真实性、合法性！”
这意味着什么？
01
发票和记账凭证
无法证明业务真实性
近日，税务局网站上挂出一则新闻：
近期，国家税务总局苏州工业园区税务局稽查局依法查处了力软信息技术（苏州）有限公司偷税案件。经查，该公司在没有真实业务交易的情况下，接受虚开的13份增值税普通发票并在企业所得税税前列支，违规享受小型微利企业所得税优惠政策，少缴企业所得税78.27万元。针对其违法行为，苏州工业园区税务局稽查局依法作出追缴税款、加收滞纳金并处罚款，共计177.57万元的处理处罚决定。
前期，苏州工业园区税务局稽查局根据公安机关线索，结合税收大数据综合分析发现，力软公司取得的13份增值税普通发票十分可疑。
经过税务局人员的一系列调查，发现该公司存在长达三年多的应付账款迟迟未付的现象。结合前期的分析，检查人员依法约谈了力软公司的代理记账会计，请其提供相关材料配合检查。在该公司提供的生产经营相关材料中，检查人员既没有找到其与3家开票方签订的业务合同，也没有找到发票显示的信息技术服务所需的项目计划书、运维手册或用户手册等资料，更没有发现任何与业务相关的沟通佐证材料。仅有的发票和记账凭证并不足以证明业务真实存在。
最终，该公司被税务局认定偷逃税款，调增了应纳税所得额并缴纳了滞纳金和罚款。
实际工作中，很多财务在整理凭证附件时，都只以发票为准，认为只要有了发票就能证明业务的真实性和合理性。
并不是哦，很多业务的凭证不能只附一张发票，给大家总结好了，看看你踩坑了没有~
02
2025年会计凭证“规范附件明细表”
《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。
当然，发票这项证据也是非常重要的，虽然企业所得税法并没有明确将税前扣除凭证限定为发票，但是对于能够取得发票的行为来说，符合规定的发票和其他资料一样是证明业务真实合理的有效凭证，也是不可或缺的，这点在其他的文件里也是有规定的。
《关于加强企业所得税管理的意见》（国税发[2008]88号）第二条第（三）项规定，加强发票核实工作，不符合规定的发票不得作为税前扣除凭据。
《税收征收管理法》第二十一条规定，纳税人购买商品必须取得合法有效的发票。
《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》（国税发[2008]80号）第八条第（二）项规定，在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。
《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》（国家税务总局公告2017年第16号）第二条规定，不符合规定的发票，不得作为税收凭证。
那么，日常工作中主要的业务实质性要件有哪些？包括但不限于下面这些情况。
03
13种发票都不能入账
收到一律退回！
一、没有交易，完全虚开的发票，不能入账！退回！
这种发票入账了，属于编造虚假计税依据，不仅会被税务机关罚款，还涉嫌犯罪。
二、都2025年了，发票还没有纳税人识别号？收到这种发票不能入账！退回！
根据国税局2017年16号公告，自2017年7月1日起，增值税普通发票没有纳税人识别号或统一社会信用代码的，是不符合规定的发票，不得作为税收凭证。
三、发票项目名称是食品等笼统的名称，没有具体明细的，不能入账！退回！
现在入账费用的发票，只开食品，或者办公用品之类的笼统的品名已经不能过税务的关了，要附清单，不然就是商品本身的名字。
有些企业不管发生什么费用都开成办公用品，这样会使企业面临很大的税务稽查风险。
四、发票备注栏填写项目不全的发票，不能入账！退回！
符合条件但未按规定填写备注栏信息的增值税发票，将不能作为有效税收凭证哦！必须退回重开！
发票备注栏填写时需要注意什么呢？我们给总结了10个细节！
五、发票上盖了公章、财务章等，不能入账！退回！
发票上只能盖发票专用章，如果收到加盖了公章、法人章、财务章、合同章等的发票，不能入账，必须退回。
提醒：通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票、增值税电子专用发票，采用电子签名代替发票专用章；通过公共服务平台(优化版)开具的增值税电子普通发票是电子签章。
六、发票上盖了圆形的发票专用章，不能入账！退回！
国税局关于发票专用章式样有关问题的公告中规定，发票专用章的形状为椭圆形，长轴为40mm、短轴为30mm、边宽1mm，印色为红色。所以圆形的发票专用章是不符合规定的，盖有这种章的发票，也是不合规的发票，不能入账！
七、代开的专用发票没有盖本公司的发票专用章，不能入账！退回！
代开专用发票，只需要加盖本单位的发票专用章，不需要再盖税务机关代开发票专用章。
代开普通发票，加盖税务机关代开发票专用章。
八、印有旧版发票监制章的发票，不能入账！退回！
注意：新启用的发票监制章，中间刻制“国家税务总局”字样，下环刻制“××省（区、市）税务局”字样。旧版发票监制章，中间刻制“××省（区、市）”字样，下环刻制“国家税务总局监制”字样。
国家税务总局规定：2018年12月31日后旧版监制章的发票不能继续使用。收到这种发票不能作为入账凭证哦~
九、没有编码简称的发票不能入账！退回！
2018年1月1日及以后的增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票、增值税电子专用发票，还有2022年开始试点的数电票，“货物或应税劳务、服务名称”或“项目名称”栏次要有“简称”，同时“简称”还得正确，才算合规的发票。
类似的，1、没有商品和服务税收分类编码对应的简称，说明发票不是发票管理新系统开具的，这种发票不能入账！
2、商品和服务税收分类编码对应的简称不正确的，如出现“*运输服务*+“不动产”这样的错误，属于不合规的发票，都不能抵扣进项税额，也不能税前扣除！
因此会计同仁们一定要擦亮眼睛，不要让这种错误的出现，使得企业增加了税务风险。
十、成品油发票商品和服务税收分类编码选择错误的，不能入账！退回！
十、成品油发票左上角没有“成品油”这三个字的，不能入账！退回！
成品油增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票左上角打印“成品油”字样，说明发票不是通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具的，不能入账！
注意：增值税卷票没有成品油字样，可以作为正常成品油发票使用。
十一、成品油发票“单位栏”填错的，不能入账！退回！
开具成品油发票时，应遵守发票“单位”栏应选择“吨”或“升”。否则为不符合规定的发票，不能作为入账凭证。
十二、成品油发票“数量”填错的，不能入账！退回！
成品油发票，蓝字发票的“数量”栏为必填项且不为“0”。否则不能作为入账凭证，任何单位和个人有权拒收。
十三、适用税率选择错误的，不能入账！退回！
比如某公司兼营业务，既卖商品又提供服务，会计手抖选错税率。发票税率开错就是不合格发票，不能入账，也不能作为扣税凭证。
04
注意！今天起，费用发票报销
这5大风险要规避！
不仅个人垫资报销有风险，差旅费、餐费、福利费等企业的常见费用报销中也都存在很大风险，财务人员应该步步为营，小心谨慎，5个避坑指南送给你！
1、需不需要代扣代缴个税？
财务向个人支付款项时，一定要考虑，这笔款需不需要扣缴个税。企业报销的办公用品、餐费、加油费如果与公司的规模、经营情况不匹配，则很有可能被稽查要求补税。
比如，江苏某家公司2019年管理费用大幅上涨，税务机关顺藤摸瓜发现，三张大额办公费发票实则是支付给员工的福利费，最终被要求补缴个税3万元、罚款1.5万元。
个人在企业报销属于自己的费用，具有福利性质，本质上还是取得与受雇有关的所得，应该按照工资薪金缴纳个税。
《税收征收管理法》第六十九条规定，扣缴义务人应扣未扣，由税务机关对扣缴义务人处应扣未扣款百分之五十以上三倍以下的罚款。
对于发票抵薪，财务不仅不能出这样的馊主意，还应该及时告知相关人员这样做的后果，帮助公司降低风险！
2、增值税能否抵扣？
拿到费用的报销单，财务人员应该考虑增值税能不能抵扣。进项税的抵扣必须同时满足2个条件：
◆取得合法有效的抵扣凭证
◆没有用于免税项目、集体福利等不能抵扣进项税的项目
比如，同样都是机票，进项税能不能抵扣？这就要看机票类型和报销对象。
3、企业所得税能否扣除？
《企业所得税税前扣除凭证管理办法》规定可税前扣除的合法凭证，不仅限于常用的发票，还有财政票据、完税凭证、收款凭证、分割单等。
有一些费用虽然按照会计相关管理规定可予以报销，但所得税上不能税前扣除，应该主动做调增。
4、是否存在会计和税法的差异
很多人把会计处理和税法混为一谈，最典型的一个例子是，税法上规定500万元以下固定资产可以一次性税前扣除，很多人在会计处理上就一次性提折旧计入费用，固定资产的净值也变成了0。
这种做法是错误的，会导致会计信息的失真。对于会计和税法的差异，应该通过“递延所得税资产” “递延所得税负债”等科目入账、
5、公款私用、恶意报销的风险
个人消费在公司报销、或者串通第三方故意抬高价格来恶意报销、公款私用，对于国企、私企都是危害特别大的一种情形。
企业可以通过以下几种方法来规避这一风险：
1、制定预算，以预算制度来约束费用的报销。
2、报销费用不能仅依据发票，同时还要有大额采购申请、验收单、合同、入库单等原始单据。
3、应该索取发票清单。
4、设定专人采购、专人审核、定期采购
5、采用公户支付，可以使用支付宝、微信等便捷支付的方法。
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